INDOPOS.CO.ID – Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) memberikan predikat “Memuaskan” pada hasil pengawasan kearsipan 2021 kepada Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP), Kamis (19/5/2022). Penghargaan tersebut diberikan langsung oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) Tjahjo Kumolo pada Anugerah Kearsipan dan Puncak Peringatan Hari Kearsipan ke-51 secara luring di Grand Ballroom Hotel Pangeran, Pekanbaru, Provinsi Riau.
“Kita harus menyadari, digitalisasi membawa perubahan besar pada sistem pelayanan yang ada di KKP sehingga menjadi lebih cepat, efisien dan transparan. Terutama, dalam hal pengumpulan atau pengarsipan dan pengolahan data yang akan digunakan untuk membuat program kerja maupun kebijakan,” jelas Menteri Kelautan dan Perikanan, Sakti Wahyu Trenggono.
KKP berhasil mendapat 10 nilai terbaik tingkat nasional hasil pengawasan kearsipan tahun 2021 kategori Kementerian. Hasil pengawasan kearsipan tahun 2021 tersebut telah menggunakan instrumen baru yang berbeda dengan tahun sebelumnya, seiring dengan implementasi Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019, di mana pola penilaian dilakukan terhadap seluruh unit kerja KKP.
Menurut Kepala Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa, Miazwir mengatakan bahwa semua unit kerja di KKP mempunyai peran dalam menyumbangkan nilai. Langkah yang harus sama-sama dilakukan adalah semua unit kerja harus memahami instrumen pengawasan sebagai penilaian pengelolaan kearsipan secara mandiri.
“Kami beserta seluruh jajaran telah melakukan langkah-langkah dalam menyosialisasikan instrumen ini,” terang Miazwir.
Ia mengatakan terdapat empat kategori penilaian pengawasan kearsipan milik KKP, di antaranya kategori Kebijakan Kearsipan, Pembinaan Sumber Daya Kearsipan, Pengelolaan Arsip Dinamis, serta Sumber Daya Kearsipan Data. Selain Anugerah Kearsipan, telah dilaksanakan Rapat Koordinasi Kearsipan Nasional Tahun 2022 sekaligus peringatan Kearsipan ke-51.
KKP telah mengambil satu langkah lebih awal dan sejak 2005 telah merintis upaya transformasi digital dan tahun 2017 dikembangkan melalui penggunaan aplikasi e-layar, sebagai aplikasi layanan perkantoran telah dimulai dengan digitalisasi tata naskah dinas sampai dengan pengelolaan arsip di lingkup KKP sampai dengan pengukuran kinerja kearsipan.
KKP telah memberikan petunjuk lebih lanjut kepada semua unit kerja untuk melakukan langkah-langkah dalam pencapaian tersebut sesuai substansi kegiatan masing-masing bidang kerja. Seperti, peningkatan kualitas pengelolaan persuratan dan kearsipan. Termasuk kewajiban implementasi tata naskah dinas, kode klasifikasi, jadwal retensi arsip serta sistem keamanan dan hak akses sesuai ketentuan, dan banyak lagi.
Hal tersebut menjadi penting dalam hal kearsipan, di mana KKP dinilai sangat strategis karena memiliki data-data sektor kelautan dan perikanan yang meliputi sumber daya alam seperti zonasi penangkapan ikan, serta kewilayahan seperti data pulau-pulau terluar. Data-data tersebut harus dijaga dan diselamatkan untuk arsip strategis negara.
“Pemanfaatan e-layar sebagai aplikasi untuk pengelolaan persuratan dan kearsipan harus lebih dimaksimalkan, sebagi langkah untuk mempermudah dalam pengelolaan arsip,” pungkas Miazwir. (ney)